メールの誤送信は企業にとって重大なセキュリティリスクです。会社の信頼・信用を守る上で大切なリスク対策だと言えるでしょう。

弊社が取り扱う、全国のメール誤送信対策ソリューション「safeAttach クラウド」利用企業の利用データをもとに、独自に作成した調査データ（調査期間 : 2018年11月1日～12月31日）では、月平均で約56,000件のメール送信がある中で、約160件の誤送信が生じていることが判明しています。全体の1%にも満たないと考える方もいるかもしれませんが、1通の誤送信が会社の存続を揺るがす大惨事に繋がることを考えると、0ではないことを問題としてとらえることが大切です。

今回は、メール誤送信の理由、対策について解説します。また、メールセキュリティサービスについてもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

1.メールの誤送信が起きる理由

ビジネスにおいてメールは必要不可欠な連絡手段であり、多くの企業がメールを利用しています。しかし、前述の統計情報の通り、人による活動であることから誤送信が一定数発生してしまいます。具体的にどのような理由でメールの誤送信が発生するのか。大きくは以下の3点と考えられます。

【誤送信の理由】
● 宛先のミス
● 添付ファイルのミス
● 文面のミス

メールの誤送信を防止するためにも、まずはその原因を把握しなくてはなりません。ここでは、メール誤送信の各ケースについて詳しくご紹介します。

宛先のミス

メールの誤送信が起こるケースの1つ目は宛先の設定ミスです。本来メールを送る相手ではない人のアドレスを選択してしまうことで誤送信は起こります。
例えば、メールアドレスの入力ミス、オートコンプリート機能により別の宛先を選択してしまう、等により目的と異なるアドレスへ送付してしまうことが挙げられます。

添付ファイルのミス

メール誤送信となるケースの2つ目は、ファイルの添付誤りです。ファイルにはメール文面より多くの個人情報や企業情報が記載されています。宛先は合っていても、本来添付するべきファイルとは違ったファイルを添付してしまうことで、情報漏えいが起こりかねません。
ファイルの添付ミスは、企業の信頼に大きな影響を与える可能性があります。もし、間違えて添付したファイルが他社に向けて作成された物である場合、会社の信頼を損ねる事態となります。

文面のミス

メール誤送信となるケースの3つ目は、文面ミスです。書きかけのまま送信してしまう場合や宛名間違い、誤字脱字が該当します。その他、作業中資料や別のメール文面を誤ってコピー&ペーストしてしまう等のミスにも注意が必要です。文面のミスは他の2つの理由と比較するとリスクは高くないと思いがちですが、送信相手の心象を悪くし、信頼を失うことにも繋がりかねません。

2.メールの誤送信を防ぐ方法

これまで見てきた通り、メールの誤送信は会社の信頼を失う可能性がある重大なリスクであり、可能な限り未然に防ぎたい問題です。現在のように新型コロナウィルスの影響でテレワークを中心としている企業においては、送信者がどのようなメールを送信するのかが、ますます分かり難くなっています。どうすればメールの誤送信を防げるのか、メールの誤送信を防ぐ方法として以下の3つを挙げて解説します。

【誤送信を防ぐ方法】
● メールソフトの設定
● ファイル共有サービスの利用
● 誤送信対策のサービス利用

メールソフトの設定

まず初めに見直せることとして、メールソフトの設定で「送信保留」の機能が利用できるかどうかです。
送信保留の機能を使えば、設定されている時間までは送信を取り消すことが可能です。また、宛先ミスが発生する原因となる「オートコンプリート機能」を無効化することでも対策ができます。既にご利用中の製品を見直して頂くことで対策が可能かもしれないため、是非ご確認ください。

ファイル共有サービスの利用

ファイル共有サービスを利用するのも、メールの誤送信を防止する手段です。クラウドストレージにはリンクでファイルを共有したり、閲覧を制限できたりする機能がある他、開封時のパスワード設定も可能です。
共有ミスが発生することも考えられますが、早期発見ができればファイル共有サービス側でファイルを削除できます。また、パスワードを変更するといった対応も可能です。

誤送信対策のサービス利用

弊社が考えるメールの誤送信を防ぐ方法として最も有効的なことが、誤送信対策の専門サービスを利用することです。弊社取り扱い製品のsafeAttachでは、メールの保留機能、承認フロー設定、添付ファイルを自動的にパスワード付きZIPへ変換する機能、等を提供し、メール誤送信の対策を一元管理することが可能です。

しかし、添付ファイルのZIP暗号化、パスワード後追い送信については、メールそのものを誤送信してしまった場合にパスワードの送信を差止めることで添付ファイルを保護することができ、二次流出といった事後対策のための手段として有効です。

パスワードを別メールで送るのは『通信傍受された場合に暗号化の意味をなさない（セキュリティを保てない）』という話とは本来切り離して考えるべきものと考えています。
サービスを利用するための費用が発生してしまいますが、他の対処方法で必要となるチェック作業が増えることによる従業員への負担を抑えることもできますので、サービスを利用することのメリットは大きいと考えております。

また、サービスの利用により、ヒューマンエラーによるミスを限りなく排除できます。

3.まとめ

今回は、メールの誤送信を防ぐ方法と誤送信発生時の対処法についてご紹介しました。メールの誤送信は会社の信用問題に関わるセキュリティリスクです。

メール誤送信を防ぐために有効的なのが、クロス・ヘッドのメール誤送信防止ソリューション「safeAttach」です。このサービスでは、送信保留によりメール誤送信を送信前に確認して未然に防ぐことができます。また、添付ファイルの自動暗号化で手間のかかる暗号化作業の負担を軽減することができますし、PPAP対策としてダウンロードURL化機能も標準で利用可能。導入に際してもゲートウェイタイプのため一部環境を除いてクライアントの設定作業が不要となり、簡単、確実に誤送信対策の導入が可能です。

是非お気軽にお問い合わせください。

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