情報社会といわれる現代で、社内の情報を適切に管理することは、企業にとって重要な課題です。その中でも様々なデータを管理するファイルサーバーは、企業にとって最も運用を気を付けなければならない存在です。
今回はファイルサーバーについて、具体的にどのようなサーバーで役割があるのか、どのように運用管理するべきなのか、クラウド化した場合のメリットデメリットは何なのか、ご紹介いたします。

1.ファイルサーバーとは

ファイルサーバーとは、ファイルの保管・管理・共有をするためのサーバーです。LAN接続でプライベートに利用するのが一般的です。企業には様々な形式のファイルが数多く作成されます。それらは決めた場所に保存され、必要に応じて閲覧や編集ができなくてはいけません。
そこで利用されるのがファイルサーバーです。従業員はファイルサーバーに様々なデータを保存し、そこで保管されているファイルを使用します。

ただ、全従業員が全てのファイルを閲覧・編集できたり、全てのフォルダでファイルを作成できたりすることには問題があります。何故なら企業には重要機密情報も数多くあります。それらファイルを全従業員が利用や操作ができると紛失や破損の恐れも増す他、セキュリティ的にも危険性が増します。
そこでファイルサーバーに設定できるのがアクセス権限です。閲覧・編集・削除の権限をユーザーやグループ単位で絞ることで、社内データを守るだけでなく、誤操作等の恐れから従業員も守ることができます。

ファイルサーバーはアクセス制御を行い安全にファイルの保管・管理・共有をするサーバーなのです。

2.ファイルサーバーの運用管理方法

ファイルサーバーを運用管理する際に大切なことは、組織内でルールを明確にしておくことです。

• アクセス権限
• 命名規則

アクセス権限

一つ目はアクセス権限です。
前述のとおり、ファイルサーバーでアクセス権限を設定することで、閲覧・編集・削除の権限をユーザーやグループ単位で絞ることができます。従業員のオペレーションミスの可能性を減らすだけでなく、機密情報を安全に守るためのセキュリティ管理としても必要な項目です。ファイルサーバー運用時には、グループ毎にどのフォルダにアクセスできて、どのフォルダにはアクセスさせないか、管理を正しく行いましょう。
そして定期的に、与えられているアクセス権限が適切かどうかチェックすることも重要です。セキュリティ管理を丁寧に行えば、効率的な運用をすることができます。

命名規則

二つ目は命名規則です。
企業では日々多くのファイルが生成されます。その際、ファイルのタイトルを個人に任せていると、それがいつの何なのか、どの案件に属するものなのかなど、フォルダ内が混沌としていきます。そのため、命名規則を設け、タイトルの先頭に案件名のイニシャルを付ける、日付を末尾に入れる、議題に関係した文言を織り込む、など管理をすることが大事です。

3.ファイルサーバー クラウド化のメリット

この章では、ファイルサーバーをクラウド化するメリットについてご紹介します。

• 運用管理コストの削減
• 柔軟なスケーリング
• テレワーク環境に有効
• BCP対策、パックアップ環境が充実

運用管理コストの削減

クラウド上のサーバーは、物理機器を購入する必要がないため、サーバー機器やネットワーク機器の購入費用の他に設備費用などが不要です。運用開始後に設備が足りなくなった場合でも、新たに購入する必要もなくなります。そのため、初期導入時にかかっていた莫大な費用を抑えることが可能です。
また、オンプレミスではユーザーが自ら行っていた基盤の運用保守、セキュリティ対策はクラウドベンダーが行います。そのためユーザーはサーバーやネットワーク機器が故障した際の保守対応や、数年に一度発生するリプレース作業から解放されます。

柔軟なスケーリング

クラウドでは数クリックで簡単にサイジングをすることが可能です。
特に、ファイルサーバーは日々多くのデータが蓄積されていくため、ビジネス成長と共に追加導入の必要性が求められます。
オンプレミスでは、データが増え、サーバーの容量がなりなくなってしまった時などは新たにディスクを増設するなどして対応が必要です。その際はどの機器を購入するべきか検討する時間や、導入に至るまで初期設定など様々なコストを要します。
一方クラウドの場合は、ファイルサーバーの容量が足りない、アクセスが多すぎてネットワークがひっ迫している等のシチュエーションでも、ブラウザ上から設定変更をするだけで作業が済みます。

テレワーク環境に有効

クラウド上のサーバーには、インターネット経由でアクセスするため、テレワーク環境でもファイルサーバーへアクセスができます。ただ、セキュリティ上VPNを利用するといった対策は依然求められます。ファイルサーバーをクラウドへ移行することでテレワークにおける従業員のデータ活用や様々なサービスとの連携が可能になり、業務効率化の向上へつなげられます。
一方、オンプレミスのファイルサーバーはLAN内に設置されているため、社外からアクセスしようとするとクラウドを利用する以上にセキュリティ管理などに手間がかかります。

BCP対策、パックアップ環境が充実

クラウド利用時には、日本以外の国にもデータのバックアップが可能になります。災害の多い日本でのビジネスにとっては、災害対策としてクラウドは有効的です。
また、ストレージの冗長化も容易に構成することが可能で、バックアップも安心して行えます。

4.ファイルサーバー クラウド化のデメリット

これまではファイルサーバーをクラウド化するメリットについてご紹介しました。この章では、デメリットについてご紹介いたします。

• インターネット回線に左右される
• カスタマイズ性が劣る

インターネット回線に左右される

前述のとおり、クラウド上のサーバーへはインターネットを経由してアクセスします。
そのため、インターネット回線の帯域が十分でない場合や万が一障害が発生した場合、ファイルサーバーへアクセスができなくなる可能性があります。そうなると必要なデータを入手できなくなり作業を一時停止せざるを得なくなります。
一方オンプレミスの場合は、LAN環境から直接ファイルサーバーへアクセスすることができ、インターネット回線に左右されるといったことはありません。

カスタマイズ性が劣る

クラウドは、クラウドベンダーが提供する範囲でしか利用ができません。そのため、オンプレミスでできた自社環境に適した複雑なカスタマイズなどができなくなります。
自社のファイルサーバー環境がクラウドとの親和性があるか、クラウド化した後に問題なく運用ができるか、導入検討時に詳しく確認しなければいけません。

5.ファイルサーバーを安心安全にクラウド化するならデジタル・ワゴン

ここまで、ファイルサーバーについて様々な観点からご説明してきました。
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6.まとめ

今回はファイルサーバーについてご紹介しました。
ファイルサーバーとは、ファイルの保管・管理・共有をするためのサーバーです。運用時にはルールを明確化することで、効率的に管理をすることができます。また、ファイルサーバーをクラウド化することもお勧めです。物理的機器を持たず、クラウドベンダーにサービスを提供してもらうことで、コストや機能面で様々なメリットを享受できます。しかし、何事にも悪い面はあります。クラウド化することのデメリットも理解した上で導入を検討しましょう。

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